Le déménagement d’une entreprise est une étape clé qui nécessite une organisation rigoureuse. Une transition mal anticipée peut entraîner des perturbations importantes, une perte de productivité et des coûts imprévus. Pour assurer un transfert fluide et efficace, il est essentiel de s’entourer d’experts du déménagement professionnel comme Accordem, spécialiste des transferts industriels et de bureaux depuis plus de 30 ans.
Nos conseils pour bien préparer ce projet ambitieux.
1. Anticiper pour mieux réussir : la phase de préparation
Un déménagement d’entreprise ne s’improvise pas. Il est recommandé d’anticiper cette transition plusieurs mois à l’avance, selon la taille de la société. Par exemple, pour une entreprise de 300 salariés, un délai d’au moins 6 mois est nécessaire.
Les étapes essentielles :
- Rédaction d’un cahier des charges pour définir les besoins, contraintes et impératifs de production.
- Élaboration d’un planning détaillé, intégrant :L’audit des locaux (ancien et nouveau site).
- La coordination avec les prestataires et les services internes.
- Les formalités administratives (changement d’adresse, contrats de location…).
- L’étiquetage et la gestion des équipements sensibles.
2. Choisir un prestataire fiable : pourquoi faire appel à Accordem ?
Accordem, spécialiste du déménagement et du transfert d’entreprises, vous accompagne de A à Z pour garantir une transition maîtrisée et sans interruption de votre activité.
Pourquoi choisir Accordem ?
- 30 ans d’expertise en transferts d’entreprises, déménagements industriels et de bureaux sur toute la France.
- Planification rigoureuse, conforme à votre cahier des charges et à vos impératifs de production.
- Prise en compte des contraintes industrielles et commerciales pour limiter les risques liés à la mobilité.
- Intervention rapide avec une équipe qualifiée et du matériel adapté.
- Déménagement d'entreprise : les services sur mesure d’Accordem
- Manutention spécialisée et levage de matériel lourd (mobilier, équipements industriels).
- Archivage et destruction sécurisée des documents.
- Stockage temporaire en entrepôt sécurisé.
- Transport dans des véhicules capitonnés pour protéger vos biens.
- Mise à disposition d’équipes de déménagement expérimentées.
- Démontage et remontage de vos meubles et installations.
- Utilisation de monte-meubles pour un accès facilité via fenêtres et extérieurs.
Accordem opère sur toute la France, avec une présence renforcée dans l’Est Parisien :
- Seine-et-Marne (77)
- Essonne (91)
- Seine-Saint-Denis (93)
- Val-de-Marne (94)
- Aisne (02)
3. La logistique du jour J : assurer une transition efficace
Le jour du déménagement est une étape critique où chaque détail compte. Une organisation rigoureuse est essentielle pour limiter l’interruption de l’activité et assurer la protection des équipements. Grâce à son savoir-faire et son matériel adapté, Accordem garantit une exécution fluide et sécurisée de votre transfert d’entreprise.
Transport et protection des équipements, un impératif de sécurité
Lors d’un déménagement d’entreprise, chaque objet, meuble ou matériel informatique doit être conditionné avec soin pour éviter toute détérioration. Accordem met à disposition des véhicules capitonnés spécialement conçus pour le transport de mobilier de bureau, de machines industrielles et d’équipements sensibles.
L’emballage et l’étiquetage des cartons sont effectués méthodiquement pour faciliter le déballage dans les nouveaux locaux. Les charges lourdes, telles que les armoires sécurisées, les équipements techniques et les archives volumineuses, font l’objet d’une manutention spécialisée, avec l’utilisation de monte-meubles ou d’engins de levage adaptés lorsque cela est nécessaire.
Transition IT et protection des données sensibles
L’un des plus grands défis d’un déménagement d’entreprise est la gestion du matériel informatique. La moindre erreur peut entraîner une perte de données précieuse ou des dysfonctionnements techniques ralentissant la reprise d’activité. Accordem veille à une protection rigoureuse des serveurs, ordinateurs et équipements connectés, en garantissant un transport sécurisé et un repositionnement précis.
Une attention particulière est accordée aux données confidentielles et archives d’entreprise. Si nécessaire, Accordem propose un service d’archivage et de destruction sécurisée des documents pour libérer de l’espace et assurer la conformité aux réglementations en vigueur.
Minimiser l’impact sur l’activité : une transition maîtrisée
Un déménagement d’entreprise bien organisé doit permettre une reprise rapide des opérations. Pour éviter une interruption prolongée, plusieurs stratégies peuvent être mises en place :
- Planification du transfert pendant une période creuse pour limiter l’impact sur la productivité.
- Déménagement en plusieurs phases, permettant aux équipes de continuer à travailler sans interruption.
- Il est conseillé aux entreprises d’anticiper un plan de continuité d’activité, en envisageant par exemple le télétravail temporaire pendant la transition
4. Après le déménagement d'entreprise, assurer une installation rapide et efficace
Une fois les nouveaux locaux investis, l’objectif est de remettre l’entreprise en ordre de marche aussi vite que possible. Un déménagement bien préparé en amont facilite cette transition, mais plusieurs étapes restent essentielles pour assurer une reprise fluide des activités.
Réaménagement des bureaux
Dès l’arrivée sur site, l’aménagement des bureaux doit être organisé de manière méthodique. Chaque élément (mobilier, équipements informatiques, archives) doit être installé selon le plan défini pour éviter toute perte de temps.
Si des équipements lourds ou techniques sont concernés (machines industrielles, serveurs informatiques, armoires sécurisées), leur mise en place doit être coordonnée avec les équipes internes ou des prestataires spécialisés pour assurer une installation conforme aux besoins de l’entreprise.
Remise en service des infrastructures
Avant de pouvoir reprendre le travail, il est essentiel de vérifier que toutes les infrastructures techniques fonctionnent correctement :
- Connexion réseau et Internet : un test doit être effectué dès l’installation pour éviter les interruptions.
- Téléphonie et systèmes de communication : réactivation des standards téléphoniques et paramétrage des postes.
- Équipements informatiques : branchement des ordinateurs, serveurs et imprimantes, mise à jour des accès et des configurations.
- Sécurité des locaux : activation des badges d’accès, systèmes d’alarme et contrôle des entrées.
Communication interne et externe
Un changement de locaux peut générer des ajustements pour les collaborateurs. Il est donc important de les informer rapidement sur l’organisation des nouveaux espaces, les procédures d’accès et tout changement affectant leur travail quotidien.
Par ailleurs, il est essentiel de mettre à jour toutes les coordonnées de l’entreprise :
- Supports de communication : site web, signatures e-mails, cartes de visite.
- Documents administratifs : factures, devis, contrats, assurances.
Notification aux clients, partenaires et fournisseurs : communication proactive pour éviter toute perturbation dans les échanges commerciaux.
Accordem, votre allié pour un déménagement réussi
Un déménagement d’entreprise réussi repose sur une organisation rigoureuse et un prestataire expérimenté. Avec Accordem, vous bénéficiez d’un accompagnement complet et personnalisé, garantissant une transition fluide et sécurisée.
Besoin d’un devis sur mesure ? Contactez Accordem dès aujourd’hui, demandez un devis gratuit et obtenez une estimation rapide adaptée à votre projet !